Klub Inspirace, z. s.

Tyto zásady ochrany osobních údajů vysvětlují, jakým způsobem Klub Inspirace, z. s., zpracovává a chrání osobní údaje účastníků svých akcí a projektů, zákazníků, zákonných zástupců dětí, návštěvníků webových stránek a dalších osob, se kterými spolupracuje.

Osobní údaje zpracováváme v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR), zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a dalšími příslušnými právními předpisy.

1. Správce osobních údajů
Správcem osobních údajů je:

Klub Inspirace, z. s.

IČO: 06208754
Sídlo: Tísek 269, 743 01 Tísek
E-mail: info@klub-inspirace.cz
Telefon: +420 602 727 450
Web: www.klub-inspirace.cz

Správce určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů v rámci své činnosti.

2. Jaké osobní údaje zpracováváme
Rozsah zpracovávaných údajů závisí na konkrétní službě, akci nebo projektu.

Zpracováváme zejména:

Identifikační a kontaktní údaje

• Jméno a příjmení.
• E-mailovou adresu a telefonní číslo.
• Adresu bydliště, fakturační nebo doručovací adresu, pokud jsou potřebné.
• Obchodní firmu, IČO a DIČ, pokud osoba vystupuje jako podnikatel.
• Další identifikační údaje požadované právními předpisy nebo podmínkami konkrétního projektu.

Údaje o objednávkách a platbách

• Informace o objednaných službách a akcích.
• Registrace, rezervace a jejich změny.
• Údaje o platbách a vystavených dokladech.
• Bankovní spojení pro vrácení plateb.
• Údaje o zrušení rezervací, reklamacích a stornech.
• Informace o vratných zálohách a případných smluvních pokutách.

Údaje o vzdělávání a účasti na akcích

• Registrace na workshopy, webináře, semináře a další vzdělávací aktivity.
• Údaje o účasti na živém online vysílání.
• Údaje o sledování vzdělávacích záznamů.
• Doba účasti evidovaná v minutách.
• Počet absolvovaných vzdělávacích hodin.
• Informace o rezervovaných a absolvovaných konzultacích.
• Údaje potřebné k prokázání splnění podmínek konkrétního projektu.

Údaje o dětech a zákonných zástupcích

V souvislosti s pořádáním dětských táborů a dalších aktivit pro děti zpracováváme zejména:

• Jméno, příjmení a datum narození nebo věk dítěte.
• Identifikační a kontaktní údaje zákonných zástupců.
• Kontakty pro mimořádné situace.
• Údaje o osobách oprávněných dítě vyzvednout.
• Informace o zdravotních omezeních, alergiích, dietních potřebách a dalších specifických potřebách dítěte, pokud jsou nezbytné pro bezpečný průběh akce.
• Dokumenty vyžadované příslušnými právními předpisy, včetně prohlášení o bezinfekčnosti, pokud je pro danou akci vyžadováno.

Technické údaje

Při používání webových stránek a online platforem mohou být zpracovávány také IP adresy, informace o zařízení a prohlížeči, technické záznamy o přístupech a údaje související s cookies.

3. Jak osobní údaje získáváme
Osobní údaje získáváme zejména:

Při vyplňování objednávkových a registračních formulářů.
Při přihlášení na tábor, pobyt, workshop, networking nebo jinou akci.
Při registraci do vzdělávacího nebo dotačního projektu.
Při rezervaci individuální konzultace.
Při používání online vzdělávacích platforem.
Při komunikaci e-mailem, telefonicky nebo prostřednictvím kontaktního formuláře.
Při úhradách služeb, vracení plateb nebo vypořádání záloh.
Při přihlášení k odběru novinek a obchodních sdělení.
V rámci evidence a dokumentace realizovaných projektů.
Údaje o dětech získáváme zpravidla od jejich zákonných zástupců.

4. Účely a právní základy zpracování
Osobní údaje zpracováváme pro následující účely.

Registrace a poskytování služeb
Údaje využíváme pro vyřízení objednávek, registraci účastníků, organizaci akcí, poskytování služeb a komunikaci související se smluvním vztahem.

Právním základem je zejména plnění smlouvy nebo provedení opatření před jejím uzavřením podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

Účetnictví a zákonné povinnosti
Údaje zpracováváme pro vedení účetnictví, evidenci plateb, vystavování dokladů a plnění dalších zákonných povinností.

Právním základem je čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR – plnění právní povinnosti.

Organizace vzdělávacích aktivit
Údaje využíváme pro zajištění workshopů, webinářů, kurzů, individuálních konzultací a dalších vzdělávacích aktivit, včetně evidence absolvovaného vzdělávání.

Právním základem je zejména plnění smlouvy, případně odpovídající právní základ související s povinnostmi konkrétního projektu.

Ochrana práv a oprávněných zájmů
V nezbytném rozsahu můžeme údaje zpracovávat při řešení reklamací, pohledávek, smluvních pokut, škodních událostí a ochraně právních nároků.

Právním základem je zejména oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, pokud nad ním nepřevažují práva a svobody dotčených osob.

Marketingová komunikace
Informace o našich akcích, projektech a službách zasíláme na základě souhlasu nebo v případech, kdy zasílání obchodních sdělení umožňují příslušné právní předpisy.

Z odběru obchodních sdělení je možné se kdykoliv jednoduše a bezplatně odhlásit.

5. Zpracování údajů při pořádání dětských táborů
Při pořádání příměstských a pobytových táborů zpracováváme údaje nezbytné pro registraci dětí, organizaci programu, zajištění bezpečnosti a komunikaci se zákonnými zástupci.

Zvláštní pozornost věnujeme údajům o zdravotním stavu dětí, alergiích, dietních omezeních a dalších potřebách, které mohou ovlivnit bezpečný průběh tábora.

Prohlášení o bezinfekčnosti a související zdravotní dokumentace jsou zajišťovány prostřednictvím samostatných formulářů určených pro konkrétní tábor.

Zdravotní údaje zpracováváme pouze v nezbytném rozsahu a na odpovídajícím právním základě podle čl. 6 a čl. 9 GDPR. V závislosti na konkrétním účelu může jít o plnění zákonné povinnosti, ochranu životně důležitých zájmů za zákonem stanovených okolností nebo výslovný souhlas, pokud je pro dané zpracování vhodným právním základem.

K těmto údajům mají přístup pouze oprávněné osoby, které je potřebují pro zajištění bezpečnosti a péče o děti.

V případě zdravotní nebo jiné mimořádné události mohou být nezbytné informace předány zdravotnickým pracovníkům nebo jiným oprávněným osobám.

Zdravotní údaje dětí nejsou využívány pro marketingové účely.

6. Online vzdělávání a platforma Webmeeting
Pro realizaci vybraných online workshopů, webinářů a zpřístupnění jejich záznamů využíváme platformu Webmeeting.

Prostřednictvím této platformy mohou být zpracovávány registrační a identifikační údaje účastníků a údaje o jejich účasti na jednotlivých vzdělávacích aktivitách.

Systém zaznamenává také skutečnou dobu sledování živých vysílání a záznamů v minutách.

Údaje používáme zejména pro:

Organizaci vzdělávacích aktivit.
Evidenci absolvovaných vzdělávacích hodin.
Průběžnou kontrolu účasti.
Vyhodnocování splnění podmínek konkrétního projektu.
Prokazování realizace vzdělávacích aktivit.
Posouzení nároku na vrácení zálohy, pokud je součástí podmínek projektu.
Poskytovatel platformy může při zajišťování těchto služeb vystupovat jako zpracovatel osobních údajů, a to v rozsahu upraveném příslušným smluvním vztahem.

7. Zpracování údajů v dotačních projektech OPZ+
Klub Inspirace, z. s., realizuje také projekty financované nebo spolufinancované z veřejných prostředků, zejména z Operačního programu Zaměstnanost plus (OPZ+).

V rámci těchto projektů mohou být osobní údaje zpracovávány pro:

Ověření splnění podmínek zapojení účastníků.
Registraci a organizaci vzdělávacích aktivit.
Evidenci podpořených osob.
Sledování a vykazování absolvovaných vzdělávacích hodin.
Vykazování indikátorů a realizovaných aktivit.
Kontrolu plnění podmínek projektu.
Administraci projektu a související kontroly a audity.
Plnění archivačních povinností.
Údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpřístupněny poskytovateli dotace a příslušným kontrolním či auditním orgánům.

Informace o zpracování osobních údajů pro účely monitorování a vykazování podpory v rámci OPZ+ jsou účastníkům poskytovány také prostřednictvím monitorovacího listu podpořené osoby.

Zpracování údajů pro samotnou organizaci vzdělávání, správu rezervací, konzultací, záloh a komunikaci se řídí rovněž těmito zásadami.

Konkrétní právní základy a archivační povinnosti související s dotační evidencí vyplývají z příslušných právních předpisů, právního aktu o poskytnutí podpory a závazných pravidel projektu.

8. Vratné zálohy, storna a smluvní pokuty
U některých vzdělávacích projektů a dalších aktivit může být součástí podmínek účasti složení vratné zálohy nebo dodržování zvláštních pravidel rezervace.

Pro tyto účely zpracováváme údaje o přijatých platbách, bankovním spojení, splnění podmínek pro vrácení zálohy, stornech a případných smluvních pokutách.

Údaje jsou zpracovávány pro plnění smluvních podmínek, účetní evidenci a ochranu oprávněných právních nároků.

9. Fotografie a audiovizuální záznamy
V průběhu táborů, pobytů, networkingových setkání, vzdělávacích aktivit a dalších akcí může organizátor pořizovat fotografie nebo audiovizuální záznamy.

Tyto materiály mohou sloužit k dokumentaci průběhu akcí, prokazování realizace projektů a prezentaci činnosti Klubu Inspirace.

Účastníci jsou o pořizování dokumentace vhodným způsobem informováni.

Zveřejňování fotografií a videozáznamů identifikovatelných osob probíhá pouze za podmínek stanovených právními předpisy o ochraně osobnosti a osobních údajů.

U dětských táborů a dalších aktivit pro děti je souhlas zákonných zástupců s pořizováním a zveřejňováním fotografií a videozáznamů řešen samostatným formulářem.

Neudělení souhlasu s propagačním využitím fotografií nemá vliv na možnost účasti dítěte na táboře.

Pokud je zpracování založeno na souhlasu, lze jej kdykoliv odvolat. Odvoláním není dotčena zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním.

V ostatních případech se pořízení a zveřejnění záznamů řídí odpovídajícím právním základem a příslušnými ustanoveními občanského zákoníku.

10. Newslettery a obchodní sdělení
Zájemcům a zákazníkům můžeme zasílat informace o plánovaných akcích, projektech, vzdělávacích aktivitách a dalších činnostech Klubu Inspirace.

Obchodní sdělení zasíláme pouze při splnění podmínek příslušných právních předpisů.

V případech, kdy je zpracování založeno na souhlasu, lze tento souhlas kdykoliv odvolat.

Každé elektronické obchodní sdělení obsahuje možnost jednoduchého odhlášení z dalšího zasílání.

Odhlášení z marketingových sdělení nemá vliv na zasílání nezbytných organizačních informací souvisejících s již sjednanou službou.

11. Příjemci a zpracovatelé osobních údajů
Osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpřístupněny:

Oprávněným pracovníkům a spolupracovníkům organizátora.
Lektorům, vedoucím táborů a dalším pověřeným osobám.
Poskytovatelům registračních a rezervačních systémů.
Poskytovatelům online vzdělávacích platforem, včetně Webmeetingu.
Poskytovatelům prodejních a fakturačních systémů, včetně FAPI.
Poskytovatelům platebních služeb a bankám.
Poskytovatelům webhostingu, IT služeb a technické podpory.
Poskytovatelům systémů pro e-mailovou komunikaci.
Účetním, daňovým a právním poradcům.
Poskytovatelům služeb nezbytných pro realizaci konkrétní akce.
Zdravotnickým pracovníkům a dalším oprávněným osobám v případě potřeby zajistit zdraví a bezpečnost účastníků.
Příslušným orgánům veřejné moci, poskytovatelům dotací a oprávněným kontrolním subjektům.
Pokud externí poskytovatel zpracovává osobní údaje naším jménem, jsou jeho povinnosti upraveny odpovídajícím smluvním vztahem.

Údaje předáváme pouze v rozsahu nezbytném pro příslušný účel.

Případné předávání osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor se uskutečňuje pouze při splnění požadavků GDPR, zejména na základě rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo vhodných záruk. Informace o konkrétních předáních a použitých zárukách poskytujeme na vyžádání.

12. Doba uchovávání osobních údajů
Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro účel, pro který byly získány, případně po dobu stanovenou právními předpisy.

Doba uchovávání závisí na charakteru údajů a účelu jejich zpracování.

Objednávky a smluvní dokumentace: po dobu plnění smlouvy a následně po dobu potřebnou k ochraně právních nároků, zpravidla v návaznosti na příslušné promlčecí lhůty.
Účetní a daňové doklady: po zákonem stanovenou dobu, podle druhu dokumentu zpravidla 5 nebo 10 let, případně déle, pokud to vyžaduje jiná právní povinnost.
Komunikace s účastníky a zákazníky: po dobu nezbytnou k vyřízení požadavku a případné ochraně souvisejících právních nároků.
Údaje o vzdělávacích aktivitách: po dobu realizace příslušné služby nebo projektu a následně po dobu potřebnou pro kontrolu a doložení jejich řádného uskutečnění.
Dokumentace dotačních projektů: po dobu stanovenou právními předpisy, právním aktem o poskytnutí podpory a závaznými pravidly příslušného programu.
Zdravotní údaje dětí: po dobu nezbytnou pro bezpečné zajištění akce a splnění souvisejících zákonných povinností. Delší uchování je možné pouze při existenci odpovídajícího právního důvodu.
Marketingové údaje: po dobu trvání příslušného právního důvodu zpracování nebo do odvolání souhlasu či uplatnění účinné námitky, případně po dobu potřebnou k doložení splnění právních povinností.
Fotografie a záznamy: po dobu odpovídající jejich dokumentačnímu nebo jinému oprávněnému účelu, s ohledem na použitý právní základ a práva zachycených osob.
Po uplynutí příslušné doby uchovávání osobní údaje bezpečně vymažeme, anonymizujeme nebo jinak vypořádáme v souladu s právními předpisy.

13. Zabezpečení osobních údajů
Přijímáme přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů před neoprávněným přístupem, ztrátou, zneužitím, změnou nebo zveřejněním.

Přístup k údajům mají pouze oprávněné osoby, které je potřebují pro výkon svých povinností.

Úroveň zabezpečení přizpůsobujeme charakteru zpracovávaných údajů a souvisejícím rizikům, zejména při nakládání s informacemi o dětech a jejich zdravotním stavu.

14. Cookies a provoz webových stránek
Na webových stránkách používáme soubory cookies a případně další obdobné technologie.

Cookies mohou sloužit zejména:

K zajištění správného fungování webu.
K zabezpečení webových stránek.
K analýze návštěvnosti a využívání webu.
K marketingovým účelům, pokud jsou příslušné technologie používány.
Technicky nezbytné cookies mohou být používány bez samostatného souhlasu v rozsahu umožněném právními předpisy.

Cookies, které souhlas vyžadují, používáme až po jeho udělení.

Návštěvníci mohou své preference upravit prostřednictvím nastavení cookies dostupného na webových stránkách.

Podrobnosti o konkrétních souborech cookies, jejich poskytovatelích a době platnosti jsou dostupné prostřednictvím tohoto nastavení.

15. Automatizovaná evidence účasti
Při online vzdělávání může docházet k automatickému zaznamenávání doby účasti na jednotlivých aktivitách, zejména počtu minut sledování živého vysílání nebo záznamů.

Tyto údaje slouží jako podklad pro evidenci absolvovaných hodin a vyhodnocení splnění podmínek konkrétního projektu.

Vyhodnocení účasti, podmínek pro vrácení zálohy a případných sankcí provádí organizátor na základě evidovaných údajů a příslušných smluvních pravidel.

Samotné automatické zaznamenávání doby sledování nepředstavuje automaticky rozhodování ve smyslu čl. 22 GDPR.

16. Práva subjektů údajů
V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte za podmínek GDPR zejména tato práva:

Právo na přístup k osobním údajům – můžete požádat o informace, zda a jaké vaše osobní údaje zpracováváme.
Právo na opravu – můžete požadovat opravu nepřesných nebo doplnění neúplných údajů.
Právo na výmaz – za zákonných podmínek můžete požádat o výmaz svých osobních údajů.
Právo na omezení zpracování – v příslušných případech můžete požádat o omezení zpracování údajů.
Právo na přenositelnost údajů – za podmínek GDPR můžete požádat o poskytnutí údajů ve strukturovaném a strojově čitelném formátu nebo jejich předání jinému správci.
Právo vznést námitku – můžete vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu nebo jiném příslušném právním základě. Proti přímému marketingu lze vznést námitku kdykoliv.
Právo odvolat souhlas – pokud je zpracování založeno na souhlasu, můžete jej kdykoliv odvolat. Odvolání nemá vliv na zákonnost zpracování před jeho odvoláním.
Právo podat stížnost – můžete se obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů.
Úřad pro ochranu osobních údajů
Web: www.uoou.gov.cz

Žádosti o uplatnění práv vyřizujeme ve lhůtách stanovených GDPR, zpravidla do jednoho měsíce od jejich obdržení. V odůvodněných případech může být tato lhůta prodloužena za podmínek stanovených GDPR.

17. Poskytnutí osobních údajů
Poskytnutí některých údajů je nezbytné pro uzavření a plnění smlouvy, registraci na akci nebo splnění příslušných právních a dotačních povinností.

Bez poskytnutí těchto údajů nemusí být možné zajistit příslušnou službu, provést registraci nebo splnit podmínky konkrétního projektu.

Poskytnutí údajů výhradně pro marketingové účely není podmínkou účasti na akcích ani využívání služeb.

18. Kontakt pro záležitosti ochrany osobních údajů
Pokud máte dotazy týkající se zpracování osobních údajů nebo chcete uplatnit některé ze svých práv, můžete nás kontaktovat:

Klub Inspirace, z. s.

E-mail: info@klub-inspirace.cz
Adresa: Tísek 269, 743 01 Tísek
Web: www.klub-inspirace.cz

19. Závěrečná ustanovení
Tyto zásady ochrany osobních údajů jsou zveřejněny na webových stránkách organizátora.

Organizátor je může aktualizovat zejména v případě změn právních předpisů, používaných technologií nebo způsobů zpracování osobních údajů.

Aktuální znění je dostupné na adrese:

https://klub-inspirace.cz/zasady-ochrany-osobnich-udaju/

Účinnost od: 1.6.2026

Klub Inspirace, z. s.